Ai là người lập chứng từ kế toán theo quy định mới nhất 2026?
Việc lập chứng từ kế toán là khâu khởi đầu vô cùng quan trọng trong toàn bộ quy trình ghi sổ và báo cáo tài chính của doanh nghiệp. Một chứng từ kế toán được lập đúng đắn, đầy đủ thông tin sẽ đảm bảo tính chính xác, minh bạch và tuân thủ pháp luật. Tuy nhiên, câu hỏi ai là người lập chứng từ kế toán vẫn là vấn đề khiến nhiều người, đặc biệt là các kế toán viên mới vào nghề, băn khoăn. Bài viết này sẽ đi sâu phân tích quy định và làm rõ đối tượng có thẩm quyền lập chứng từ kế toán theo các quy định mới nhất cập nhật đến năm 2026.
Theo quy định chung của pháp luật Việt Nam, đặc biệt là các quy định liên quan đến kế toán, việc lập chứng từ kế toán không giới hạn chỉ ở bộ phận kế toán. Bất kỳ ai thuộc đối tượng được quy định bởi pháp luật và có liên quan trực tiếp đến nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều có thể là người lập chứng từ. Tuy nhiên, để đảm bảo tính chuyên nghiệp và tuân thủ, vai trò chính thường thuộc về các cá nhân, bộ phận trực tiếp thực hiện hoặc chứng kiến nghiệp vụ đó.
1. Đối tượng nào có thể lập chứng từ kế toán?
Để trả lời câu hỏi ai là người lập chứng từ kế toán, chúng ta cần xem xét các quy định cụ thể tại Thông tư 200/2014/TT-BTC (hoặc các văn bản thay thế, cập nhật sau này mà bản chất không đổi) và các quy định pháp luật liên quan.
1.1. Người thực hiện giao dịch
Đây là đối tượng trực tiếp thực hiện nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Ví dụ:
- Người bán hàng (nếu bán hàng thu tiền ngay) có thể là người lập hóa đơn bán hàng.
- Người mua hàng (nếu mua hàng trả tiền ngay) có thể là người lập phiếu thu khi nhận hàng và thanh toán.
- Thủ kho có thể là người lập phiếu nhập kho, phiếu xuất kho khi có nghiệp vụ nhập hoặc xuất hàng hóa.
- Người có quyền sử dụng phương tiện vận tải có thể là người lập phiếu chi khi thanh toán cước vận chuyển.
- Người có trách nhiệm quản lý tài sản cố định, công cụ, dụng cụ có thể là người lập phiếu bàn giao, phiếu thanh lý khi có các nghiệp vụ liên quan.
1.2. Bộ phận hoặc cá nhân được ủy quyền
Trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp có thể ủy quyền cho một bộ phận hoặc một cá nhân cụ thể để thực hiện việc lập chứng từ kế toán. Điều này thường áp dụng với các nghiệp vụ mang tính định kỳ hoặc có khối lượng lớn.
- Bộ phận bán hàng có thể được ủy quyền lập hóa đơn bán hàng.
- Bộ phận mua hàng có thể được ủy quyền lập phiếu đề nghị thanh toán.
- Thủ quỹ có thể là người lập phiếu thu, phiếu chi theo sự phê duyệt của cấp có thẩm quyền.
1.3. Kế toán viên
Mặc dù không phải tất cả chứng từ đều do kế toán viên lập, nhưng họ đóng vai trò then chốt trong việc kiểm tra, soát xét và lập các chứng từ liên quan đến các nghiệp vụ tài chính phức tạp hoặc các chứng từ mang tính tổng hợp.
- Kế toán trưởng hoặc kế toán viên có thể lập bảng thanh toán lương, bảng phân bổ chi phí.
- Kế toán thanh toán có thể lập giấy báo Nợ, giấy báo Có khi làm việc với ngân hàng.
- Kế toán tổng hợp có thể lập các bút toán điều chỉnh, bút toán khóa sổ cuối kỳ.
2. Yêu cầu đối với người lập chứng từ kế toán
Dù ai là người lập chứng từ kế toán thì người đó cũng cần đáp ứng các yêu cầu cơ bản để đảm bảo chứng từ có giá trị pháp lý và phản ánh đúng bản chất nghiệp vụ kinh tế, tài chính.
2.1. Am hiểu về nghiệp vụ
Người lập chứng từ phải hiểu rõ bản chất của nghiệp vụ kinh tế, tài chính mà mình đang ghi nhận. Họ cần biết nghiệp vụ này phát sinh liên quan đến đối tượng nào, ảnh hưởng đến các khoản mục nào trong báo cáo tài chính, và các quy định pháp luật nào cần tuân thủ.
2.2. Trung thực, khách quan
Thông tin ghi trên chứng từ phải phản ánh đúng sự thật, không được thêm bớt, sửa đổi hay làm sai lệch bản chất của nghiệp vụ. Sự trung thực và khách quan là yếu tố then chốt để đảm bảo tính chính xác của hệ thống kế toán.
2.3. Nắm vững quy định pháp luật
Người lập chứng từ cần có kiến thức cơ bản về các quy định pháp luật liên quan đến nghiệp vụ đó, ví dụ như quy định về hóa đơn, chứng từ, thuế, các quy định về quản lý tài sản, công nợ…
2.4. Tuân thủ quy chế tài chính của đơn vị
Mỗi doanh nghiệp có thể có những quy chế, quy trình nội bộ về việc lập và luân chuyển chứng từ. Người lập cần tuân thủ các quy định này để đảm bảo tính nhất quán và hiệu quả trong công tác kế toán.
3. Trách nhiệm của người lập chứng từ kế toán
Người lập chứng từ kế toán, bất kể họ thuộc bộ phận nào, đều phải chịu trách nhiệm về nội dung và tính chính xác của chứng từ do mình lập ra. Trách nhiệm này bao gồm:
- Chịu trách nhiệm về tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính: Người lập phải đảm bảo nghiệp vụ được ghi nhận là hợp pháp, không vi phạm pháp luật hoặc các quy định của Nhà nước.
- Chịu trách nhiệm về tính có thật của nghiệp vụ: Chứng từ phải phản ánh đúng nghiệp vụ đã thực sự xảy ra.
- Chịu trách nhiệm về tính đầy đủ và chính xác của các thông tin trên chứng từ: Mọi thông tin cần thiết theo quy định của pháp luật và chế độ kế toán phải được ghi đầy đủ, rõ ràng, không sai sót.
- Chịu trách nhiệm về chữ ký hoặc dấu của người lập: Chứng từ phải có chữ ký hoặc dấu của người lập theo đúng thẩm quyền và quy định.
Trong trường hợp chứng từ lập sai, không đầy đủ thông tin hoặc có dấu hiệu gian lận, người lập có thể phải chịu các hình thức kỷ luật theo quy định của doanh nghiệp, hoặc thậm chí bị truy cứu trách nhiệm pháp lý theo quy định của pháp luật.
4. Quy trình lập chứng từ kế toán chung
Mặc dù đối tượng ai là người lập chứng từ kế toán có thể đa dạng, quy trình chung để đảm bảo tính chuẩn mực và hiệu quả thường bao gồm các bước sau:
4.1. Phát sinh nghiệp vụ kinh tế, tài chính
Đây là bước đầu tiên, khi một nghiệp vụ kinh tế, tài chính thực sự xảy ra trong hoạt động sản xuất kinh doanh hoặc hoạt động tài chính của doanh nghiệp.
4.2. Lập chứng từ kế toán
Cá nhân hoặc bộ phận có trách nhiệm hoặc được ủy quyền sẽ tiến hành lập chứng từ. Việc lập chứng từ cần tuân thủ các quy định về nội dung, hình thức và phương pháp lập theo quy định của Bộ Tài chính và chế độ kế toán áp dụng.
4.3. Kiểm tra và soát xét
Sau khi chứng từ được lập, bộ phận kế toán hoặc người có thẩm quyền (ví dụ: kế toán trưởng) sẽ tiến hành kiểm tra, soát xét tính hợp pháp, hợp lý, đầy đủ và chính xác của các thông tin trên chứng từ.
4.4. Trình ký, phê duyệt
Các chứng từ quan trọng hoặc có giá trị lớn cần phải được trình ký bởi người có thẩm quyền phê duyệt (ví dụ: giám đốc, kế toán trưởng). Việc phê duyệt thể hiện sự đồng ý và chịu trách nhiệm của người quản lý đối với nghiệp vụ.
4.5. Kế toán viên ghi sổ kế toán
Sau khi chứng từ đã được lập, kiểm tra, soát xét và phê duyệt, kế toán viên sẽ dựa vào đó để ghi sổ kế toán theo đúng nguyên tắc và phương pháp kế toán đã quy định.
4.6. Lưu trữ chứng từ
Chứng từ kế toán sau khi sử dụng phải được lưu trữ cẩn thận, có hệ thống theo quy định của Luật Kế toán để phục vụ cho việc kiểm tra, kiểm toán và tra cứu khi cần thiết.
5. Lưu ý quan trọng về chứng từ kế toán trong bối cảnh mới (2026)
Trong bối cảnh công nghệ ngày càng phát triển và các quy định pháp luật ngày càng chặt chẽ, việc lập và quản lý chứng từ kế toán cần được chú trọng hơn bao giờ hết. Doanh nghiệp cần:
- Áp dụng hóa đơn điện tử: Đây là xu hướng bắt buộc và ngày càng phổ biến. Việc áp dụng hóa đơn điện tử giúp giảm thiểu sai sót, tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời tăng cường tính minh bạch và khả năng truy soát. Các công ty cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử uy tín như compactviet.vn có thể hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình này.
- Rà soát quy trình nội bộ: Thường xuyên rà soát và cập nhật quy trình lập, luân chuyển, kiểm soát chứng từ để phù hợp với quy định pháp luật mới và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.
- Đào tạo nhân sự: Đảm bảo đội ngũ nhân viên, đặc biệt là những người tham gia vào quy trình lập chứng từ, được đào tạo đầy đủ kiến thức và kỹ năng cần thiết.
- Ứng dụng công nghệ: Tích cực ứng dụng các phần mềm kế toán, phần mềm quản lý tài chính để tự động hóa các quy trình, giảm thiểu sai sót thủ công và nâng cao hiệu quả quản lý.
Kết luận
Tóm lại, câu hỏi ai là người lập chứng từ kế toán không có một câu trả lời duy nhất mà phụ thuộc vào bản chất của nghiệp vụ kinh tế, tài chính, quy định của pháp luật và quy chế nội bộ của từng doanh nghiệp. Tuy nhiên, điểm mấu chốt là bất kỳ ai thực hiện việc lập chứng từ đều phải đảm bảo tính trung thực, khách quan, đầy đủ, chính xác và tuân thủ các quy định hiện hành. Việc hiểu rõ đối tượng và trách nhiệm trong việc lập chứng từ kế toán là nền tảng quan trọng để xây dựng một hệ thống kế toán vững mạnh và đáng tin cậy.